Обзор сервиса Trello: как пользоваться, особенности и интересные факты

7 необычных способов применения сервиса Trello в обычной жизни

В жизни каждого человека встречаются задачи, которые требуют чёткого планирования и поэтапного выполнения. Ремонт, поиск работы, организация свадьбы, подготовка путешествия, написание книги или сценария — во всех этих и множестве других жизненных ситуациях вам придёт на выручку сервис Trello, о котором мы расскажем в этой статье.

Trello уже хорошо знаком читателям Лайфхакера по нашим предыдущим статьям как удобный инструмент для управления небольшими проектами. Напомним, что основная его суть заключается в удобной организации информации в виде отдельных карточек, которые образуют на рабочем столе столбцы-категории. Однако не стоит думать, что Trello предназначен только для предпринимателей и менеджеров. Это настолько удобный и гибкий сервис, что его можно использовать для решения практически любых вопросов. Вот несколько примеров необычного применения сервиса Trello.

Обучение

Представьте, что вам предстоит изучение какой-то совершенно новой для вас области знаний, например использования Photoshop или основ программирования. Поначалу на вас обрушивается такое количество новой информации, что в ней можно просто утонуть. Создайте новую доску в Trello, посвящённую вашему обучению, и структурируйте всю поступающую информацию с её помощью. Сложите все книги для изучения в одну колонку, обучающие видео — в другую, а тематические статьи — в третью. По мере освоения все карточки будут перемещаться в раздел пройденного, откуда в любой момент их можно достать для повторения.

Поиск работы

Искать работу нужно умеючи, и Trello поможет вам в этом. Если вы активно включились в этот процесс, то можно легко запутаться среди тех, кому вы отправили резюме, кто вам ответил и кто уже назначил собеседование. А ведь ошибка в этом деле может стоить очень дорого. Просто заведите для каждого потенциального работодателя отдельную карточку в Trello и перемещайте её по столбцам по мере получения ответов. При необходимости создайте напоминание, и Trello заранее уведомит вас о предстоящем собеседовании.

Список целей и желаний

Существует модная теория, что записанные или визуализированные желания имеют больше шансов на исполнение. Если у вас так много идей, что вы не можете с ними разобраться, то Trello поможет вам в этом. Распределите свои «хотелки» по категориям, прикрепите красочные картинки, назначьте даты исполнения и, может быть, даже укажите ответственного.

Ремонт

Поговорка «Один ремонт равен трём пожарам и пяти переездам» имеет под собой основания. Но только для тех людей, которые не используют для планирования Trello. Ведь стоит вам только завести специальную доску, на которой можно сначала упорядочить все свои дизайнерские идеи, затем определить этапность проведения работ, потом сохранить контакты всех магазинов стройматериалов и задействованных работников, как всё встанет на свои места.

Планирование путешествий

Для организации путешествия обычно необходимо собрать и переработать огромное количество информации. Билеты, карты, документы, список необходимых вещей, местные обычаи, достопримечательности и кулинарные особенности — всё это удержать в голове просто невозможно. Поэтому нужно использовать Trello для упорядочивания этой информации. Тем более что благодаря мобильным приложениям для iOS и Android она всегда будет у вас под рукой.

Исследования

Если вам необходимо написать доклад, статью, научную работу, исследование, то первое место, куда вам стоит отправиться, — это Trello. Создайте новую доску, а потом добавляйте туда ссылки, цитаты, иллюстрации, обнаруженные факты и первоисточники. Здесь вы сможете легко организовать собранную информацию самым удобным образом и не упустить из вида даже малейшие детали, необходимые для вашей работы. Кроме этого, можно подключить к сбору и обработке информации других людей, что пригодится при коллективном творчестве.

Мероприятия

Слово «мероприятия» звучит несколько официозно, но именно им обычно обозначают свадьбы, дни рождения, тематические посиделки и другие приятные нашему сердцу события. Их организация иногда требует значительных усилий и длительной подготовки, поэтому возьмите на вооружение Trello. Здесь вы сможете придумать программу, подготовить меню, согласовать список гостей, составить лист необходимых закупок. Всё в одном месте, понятно, наглядно и разложено по полочкам.

А вы используете Trello? Если да, то для каких целей?

Trello: Подробный обзор сервиса

Если вы работаете в команде — советуем пользоваться сервисом Trello. Он подойдет и руководителям, и исполнителям. С его помощью первые будут координировать командную работу, отслеживать, на каком этапе находятся задачи и проекты — словом, держать руку на пульсе компании.

Вторые же смогут навести порядок в личных задачах, не срывать дедлайны и структурировать информацию по проектам.

Что такое Trello

Trello – Это сервис для командной работы, который позволяет планировать и публиковать текущие задачи, систематизировать их и следить за исполнением. Основан на японской системе досок канбан — удобного инструмента для организации работы.

Трелло могут использовать как коллективы, так и отдельные люди. Например, у меня в Trello есть личная доска, где я планирую задачи и мероприятия на каждый день месяца. Очень удобный органайзер!

Плюсы Trello

• сервис бесплатный. За исключением некоторых функций — о них расскажу в конце статьи;
• удобный интерфейс — разберется даже ребенок. “Трелло” считается одним из самых простых инструментов для командной работы;
• гибкость, настройка под себя и свою команду. Вариантов создания досок и карточек — множество, выбирай любой и пользуйся;
• есть приложение для смартфона — можно работать в дороге и в любом месте.

Как работает Trello: краткий курс

В сервисе есть несколько основных функций и компонентов. Разберем каждую.

Доски

Весь сервис состоит из досок. Как правило, одна доска посвящена одному проекту (если в сервисе работает команда) или работе одного отдела, если речь идет о компании.

У меня, например, в числе досок есть та, что посвящена работе над этим блогом. Она так и называется — “Блог Сергея Смирнова”. В этой доске три участника: сам владелец блога Сергей Смирнов, я и Алексей Александров — авторы блога.

Теоретически к работе над проектом можно в любой момент подключить другого человека (если он зарегистрирован в “Трелло”). Для этого достаточно узнать его почту и добавить его к доске — просто кинуть ссылку на нее.

Доски бывают трех типов: публичная (доступна всем), командная (доступна только приглашенным участникам команды) и приватная (доступна исключительно по личному приглашению создателя доски). Если участника удаляют из команды — он более не видит изменений, для него активность в доске остается на тот момент времени, когда он покинул доску.

Списки

Вот так выглядит наша доска изнутри. Вы видите несколько столбцов — это те самые задачи, которые мы выполняем в процессе работы над блогом.

Каждая команда сама решает, какие списки задач и в каком порядке будут располагаться. В доске нашего блога они упорядочены по порядку работы.

Каждая статья в блоге проходит определенный цикл: сначала ее утверждают, потом авторы берут в работу, затем пишут и отправляют на проверку. Когда Сергей проверит статью, она отправляется в список “готовые статьи”.

Вся работа над блогом в одной доске

Смотрите — в первой колонке нет карточек. Это значит, что на данный момент ни одна тема не ожидает согласования — все уже утверждено.

В следующем столбце — карточки со свободными темами. Обратите внимание, в каждой карточке есть иконка участника — человека, который работает со статьей.

Далее видим, что сейчас в работе находятся две статьи — вот эта самая, обзор сервиса “Трелло” (пока она не написана, будет находиться в этом столбце, потом переместится далее) и статья Алексея “10 способов набрать подписчиков на YouTube” (эта статья пока тоже в работе — пишется).

В списке “Статьи на проверке” лежат три статьи. На момент выхода этой статьи они уже наверняка будут опубликованы в блоге.

И наконец, последний список — “Готовые статьи”. В нем лежат все материалы, которые авторы написали для блога.

В любой момент можно добавить еще один список и пригласить туда участников.

Раньше у нас был еще один список — “Статьи на правках”. Предполагалось, что если готовой статье нужны правки, ее будут перемещать туда для дальнейшей доработки. Но нам это, к счастью, не понадобилось — поэтому столбец был удален.

Разумеется, это не единственно возможный порядок списков. Например, для доски работы студии или интернет-агентства списки могут быть такими: список клиентов и услуги для каждого (копирайтинг, дизайн, SMM, разработка и так далее). В каждом списке — конкретные карточки с задачами, которые выполняют отдельные сотрудники.

Карточки

Продолжаем препарировать нашу доску и заходим в карточки. Берем первую попавшуюся — карточка статьи “Как сделать лендинг”. Видим, что к карточке прикреплен участник — ваша покорная слуга. Это значит, что именно мне предстоит писать эту статью.

К одной и той же карточке можно добавлять несколько участников — столько, сколько требует задача, ограничений нет.

В описании указываем, о чем статья (возможны варианты: план, особенности написания и так далее). В комментариях можно общаться с другими участниками карточки или пригласить руководителя и задать ему вопрос.

Карточка статьи в “Трелло”

С карточкой можно проводить определенные действия. Например, добавить цвета метки — для удобства восприятия.

Цвета меток

Очень удобная функция — добавление срока выполнения задачи. Особенно в условиях жестких дедлайнов. Так всем участникам карточки становится понятно, когда задача должна быть выполнена.

Когда срок истекает — сервис присылает оповещение. Когда уже истек — метка становится предупреждающе красной.

Так добавляется срок выполнения задачи

Можно также добавить чек-лист по конкретно взятой статье, обложку и прикрепить вложение — например, вордовский документ, фото или архив с компьютера, облачного диска или из “Трелло”. Ссылки на документы “Гугл докс” отправляются как обычно — в виде ссылки.

Сразу минус: в обычной бесплатной версии документы весом больше 10 мегабайт не прикрепляются. Лайфхак: можно загрузить их на диск и прикрепить ссылку.

Также с карточкой можно выполнять определенные действия: переместить ее в другой список (когда статья написана — из списка “В работе” она отправляется на проверку), копировать, создать шаблон, поделиться или архивировать — удалить.

Если у другого участника возникнет вопрос по теме карточки, он может написать автору. Делается это так: в комментариях нажимаем на собачку, выбираем адресата сообщения и пишем свой вопрос. Можно также прикреплять вложения, эмодзи и другие карточки “Трелло”.

Меню

В правой части доски Trello находится меню. С его помощью можно управлять участниками, менять настройки, создавать фильтры карточек, искать карточки по названию, дедлайну и другим параметрам и подключать улучшения.

Чуть ниже показывается активность участников доски: видно, какие действия совершил тот или иной участник. Руководителю это нужно для того, чтобы отследить действия каждого сотрудника.

Если доска, список или карточка больше не нужна — их можно архивировать. Но бесследно они не исчезнут — будут храниться в архиве (этот пункт можно найти в меню). В любой момент их можно вернуть обратно — разархивировать — или удалить уже окончательно (как из корзины на рабочем столе компьютера).

Профиль

В профиле указываются контактные данные участника, фото, список всех действий и карточек, которые в работе. В настройках можно подогнать профиль под себя. Функция Trello Gold — это платная версия, которая дает больше функционала (об этом чуть позже).

Советуем прокачать свой профиль: загрузить аватарку, поставить имя и фамилию, а не набор цифр.

Мой профиль в “Трелло” (не полностью прокачанный пока)

Как пользоваться Trello: разбираем на примере

Допустим, нам надо создать доску по проекту и наполнить ее задачами. Пусть это будет условный проект “Комплексное продвижение салона красоты”.

Шаг 1. Регистрация

Зарегистрироваться в “Трелло” очень просто — достаточно ввести адрес почты или войти через “Гугл”-аккаунт.

Шаг 2. Создание доски

Заходим на главную, нажимаем «Вход в Trello«, нажимаем “Создать доску”. Даем ей название — “Комплексное продвижение салона красоты”. Фон не самый радостный — можно поменять его в меню.

Вот что получилось

Вверху — иконка создателя доски, то есть моя. Нажимаем на “Пригласить” и зовем людей, с которыми будете работать по этому проекту.

Далее начинаем заполнять доску. Создаем несколько столбцов. Поскольку у нас комплексное продвижение проекта, пусть это будут столбцы, посвященные конкретным работам: разработка сайта, написание статей, работы по SMM, создание мобильного приложения. Все столбцы (как и карточки) можно менять местами, просто перетаскивая их с одного места на другое.

Каждый столбец — отдельный фронт работ

Шаг 3. Создание карточек

Начинаем заполнять каждый столбец. Например, в разделе “Создание контента для блога” пишем темы статей.

Затем назначаем ответственных, указываем сроки выполнения и можно приступать к работе!

Дополнительные возможности Trello

В меню можно подключить улучшения. Сервис сам подскажет рекомендуемые улучшения, основные и другие, не столь актуальные, но тоже полезные. Вы можете добавить их себе.

Открываем каталог улучшений Trello

Например, в основных улучшениях вам предложат интегрировать “Трелло” со сторонними плагинами, добавить календарь, карты и другие функции. Рассмотрим некоторые из них.

Calendar — карточки показываются не списком, а в виде календаря. Можно поставить режимы “неделя” или “месяц”. А еще можно синхронизировать задачи с Google Календарь.

Card Aging, или “старение” карточек. Те карточки, которые давно не обновлялись, исчезают с доски или меняют цвет.

Card Repeater — улучшение, которое создает копии карточек. Полезно для участников, работающих над одинаковыми задачами.

Card Snooze — после установки улучшения в карточке появляется функция “Отложить”. Выбираете в меню время, когда вы хотите вернуться к задаче карточки, и последняя переносится в архив. По истечении указанного времени карточка вновь появляется на доске.

Countdown — показывает время до истечения срока задачи в режиме обратного отсчета.

Также в разделе “Улучшения” можно интегрировать “Трелло” с различными сервисами: Zapier, GitHub, Slack, Giphy, Google Drive, Evernote, Figma. И с инструментами автоматизации: Butler, Board Sync by Unito, Epic Cards и прочими.

Внимание — если у вас в “Трелло” несколько досок, подключать улучшения нужно к каждой отдельно. Если у вас бесплатная версия — улучшения имеют лимит: по одному на одну доску, не больше. Если вы установили версию Gold — тогда число улучшений увеличивается до трех.

Платная версия Trello

Считается, что “Трелло” — программа бесплатная. Так и есть, если пользоваться ее стандартной версией (мы в команде пользуемся — ничего, хватает). Однако с 1 мая 2019 года сервис ввел ограничения: одна команда может создавать не более 10 досок.

Хотите больше — пожалуйста, покупайте улучшенную версию сервиса — Trello Gold.

Цена услуги для одного участника — 5$ в месяц. В комплект входят все стандартные возможности Trello плюс дополнительные функции. Это возможность добавить три улучшения на каждую доску, премиум-стикеры, дополнительные фоны для досок, снятие ограничения на размер загружаемых файлов (не 10 мБ, а все 250), сохранение часто используемых в работе запросов, подключение к платным интеграциям и другие.

Есть и хорошая новость: если вы приведете сервису новых пользователей, платная версия предоставляется вам в подарок.

Условия партнерки “Трелло”

Лайфхаки работы с Trello

Есть несколько хитростей, которые облегчают даже такую простую и удобную работу, как с этим сервисом:

• использование горячих клавиш Trello;
• использование системы меток. В одной доске по проектной работе мы использовали желтый цвет для статей на согласовании, зеленый — на вычитке, красный — на правках. Совсем скоро определенный цвет запомнился каждому участнику и ассоциировался у него именно с конкретным списком;
• если вы руководитель — добавляйте себя к каждой карточке участником, чтобы контролировать процесс;
• если скачать и установить приложение для смартфона или расширение для браузера — работать будет еще удобнее;
• есть партнерская программа.

Ну что, вы еще не зарегистрировались в Trello? Попробуйте и оцените — точно не пожалеете? Если вы уже пользуетесь этим сервисом, поделитесь впечатлениями в комментариях!

Как пользоваться Trello: инструкция и полезные хитрости

Что такое Trello

Наверняка вы слышали о сервисе Trello и гуглили «как пользоваться трелло». Так вот, Trello — это простой и удобный таск-трекер. Он представляет собой инструмент для управления проектами в различных нишах — коммерческими, творческими, социальными. Также сервис и приложение удобны для личного планирования и самоконтроля.

Для ведения промышленных и инфраструктурных проектов Trello не подойдёт, равно как и не получится полноценно организовать с ним работу целой компании. Но когда речь идёт о малых проектах или процессах, не требующих специальных отраслевых инструментов, Trello почти нет равных.

Стоит отметить ценность трекера для управления циклами разработки. Особенно он соответствует гибким методологиям управления проектами — в частности, Scrum, Kanban.

Максимальная эффективность инструмента раскрывается при командной работе, но и в индивидуальной активности продуктивность заметно возрастает. Идеи и задачи быстро упорядочиваются, структурируются, всё становится наглядным, вам намного легче расставлять приоритеты.

При желании Трелло преобразуется в импровизированную CRM, где у каждого клиента есть собственная карточка, контакты, история и статус.

На базе Trello быстро настраивается наглядная воронка с настраиваемыми этапами движения лидов и клиентов.

Trello особенно хорош для быстрых запусков. Регистрация, базовые настройки, освоение и внедрение занимают буквально час. Интерфейс интуитивно понятен большинству людей, даже слабо подкованных в техническом плане, благодаря высококачественному юзабилити.

Кому полезен Trello

В первую очередь, данный трекер полезен:

• Стартапам,
• Малому бизнесу,
• Самозанятым специалистам,
• Социальным проектам,
• Различным проектным командам.

В отдельных случаях продукт может быть использован отделами средних и крупных компаний, а также государственных структур, которые реально хотят повысить эффективность своей работы.

В настоящее время даже у таких консервативных и больших компаний, как Сбербанк и Почта России, постепенно экспериментальным путём внедряются подходы Agile и Scrum.

Непосредственно сервис успешно используют и стартапы, и гиганты уровня Google, Kickstarter, National Geographic.

Достаточно эффективно Трелло в личном планировании в виде To-Do-листа, а также в целях структурирования накопленной информации.

В образовании на базе Trello создаются полезные продукты с высокой прикладной ценностью. Вместо обычных чек-листов — готовая настроенная система для пошагового выполнения задач как в команде, так и в одиночку.

Также в Трелло можно создавать общедоступные страницы со структурированным набором полезной информации. Например, корпоративную Вики.

У сервиса есть веб-версия, десктопные программы (Windows, Mac OS) и мобильное приложение (Android и iOS). Естественно, работать можно с разных устройств — данные быстро синхронизируются.

Интеграции

Интеграции в Trello называются «Улучшения». Трекер легко связать с десятками различных внешних сервисов.

К примеру: MailChimp, Slack, Zapier, draw.io, Giphy, Dropbox, Evernote, Google Drive, Intercom, Microsoft OneDrive, Typeform, GitHub, Jira, SalesForce, SurveyMonkey, Figma, Zendesk.

Подробнее можно ознакомиться здесь: https://trello.com/power-ups

Несмотря на то, что Trello является сервисом для организации и структурирования информации и задач, у многих пользователей часто происходит хаотизация досок, их в дальнейшим бросают и создают новые. Важно поддерживать порядок и дисциплинированно подходить к внедрению данного инструмента.

Современные инструменты интернет-маркетинга, как правило, предлагают многочисленные интеграции для обеспечения пользователям лучшей синхронизации между активностями и повышения их эффективности. Calltouch реализует тот же тщательный подход к интеграциям.

Интеграции Calltouch

• Быстрая настройка без путанных инструкций
• CRM-системы, рекламные площадки и другие сервисы
• Webhooks и API для безопасной передачи событий

• Автоматическая передача данных от показов и бюджетов до сделок и ROI

Как использовать Trello

Ключевые элементы системы — это:

Рассмотрим подробнее, что это такое и как с этим работать.

Доска

Визуальное пространство, в котором осуществляется основная часть работы. На доске располагаются вертикальные списки — листы, на которых находятся карточки.

Доски, списки и карточки могут называться как угодно в зависимости от целей и задач.

Самый простой пример канбан-доски:

Также при создании досок можно выбрать один из готовых шаблонов для различных направлений от управления командой до подготовки свадьбы.

По типу видимости доски бывают:

• Приватные . Просматривать и изменять содержимое могут только участники, которые добавляются выборочно.
• Командные . Похожи на приватные, но доступ имеется у определённой группы людей, объединённых в настройках в команду.
• Доска организации . Напоминает командную, но с расширенным функционалом, доступном на платном тарифе.
• Публичные. В такие доски могут заходить любые пользователи, у которых есть ссылка. Также они индексируются поисковыми системами, но изменять содержимое могут только участники.

У доски есть меню, в котором доступны функции:

• Настройка описания доски.
• Изменение фона. На бесплатном тарифе доступны однотонные цвета, а на платных — любые фотообои.
• Поиск карточек по словам, меткам, участникам и сроку выполнения. В шапке доски тоже есть поле поиска, но только по словам.
• Добавление стикеров на карточки.
• Управление улучшениями, интеграциями с различными внешними сервисами.
• Изменение меток.
• Использование коллекций.
• Подписка на обновления доски.
• Копирование доски.
• Печать и экспорт доски.
• Закрытие доски.
• Ссылка на доску.

Список

Элемент доски, на котором располагаются карточки. Списки могут называться как угодно, в зависимости от целей и задач создания доски.

При создании новой доски система сразу предлагает создать нужные списки и присвоить им наименования.

В меню списка можно:

• Добавлять карточки.
• Копировать список со всеми карточками для ускорения однотипной работы.
• Перемещать списки между досками.
• Подписываться на обновления списка.
• Сортировать карточки списка в алфавитном порядке или по дате создания — от старых к новым или наоборот.
• Перемещать карточки списка в другой список данной доски.
• Архивировать и удалять все карточки.
• Архивировать сам список.

Карточка

Обычно каждая карточка является отдельной задачей. Карточки можно перемещать между списками, дублировать, архивировать и безвозвратно удалять.

При наличии большого количества задач, не требующих детализации и являющихся декомпозицией некой крупной задачи, то не рекомендуется создавать много отдельных карточек.

Лучше сделать одну и завести внутри карточки чек-лист. Это удобнее, а прогресс будет наглядно отображаться по мере выполнения задач чек-листа.

Что можно делать внутри карточки?

• Изменять заголовок.
• Добавлять описание.
• Смотреть историю всех действий, имеющих отношение к данной карточке.
• Добавлять участников. Ими могут быть ответственные за выполнение задачи люди или наблюдатели. К примеру, внешний заказчик, product owner или scrum-master.
• Добавлять метки.
• Формировать чек-лист.
• Установить дедлайн.
• Прикрепить вложение.
• Управлять улучшениями — интеграциями с другими сервисами.
• Переместить на другой лист этой или другой доски.
• Копировать в другой список текущей доски.
• Подписаться, чтобы в разделе уведомлений отслеживать любые действия и обновления карточки.
• Архивировать неактуальные карточки, чтобы освободить пространство или окончательно удалить их.
• Делиться с другими.

У каждой карточки есть своё меню, дублирующее некоторые функции по управлению карточкой.

Дедлайны

В проектном управлении важны сроки выполнения задач. Для каждой карточки можно настроить дедлайн, который отображается в ней при просмотре списка, и установить напоминание.

Также по мере приближения дедлайна на карточке автоматически подсвечивается дата — сначала оранжевым цветом, а затем красным.

Метки

Для удобства восприятия категорий на карточки добавляются метки различных цветов. В Трелло есть режим для дальтоников, при включении которого помимо цвета меток появляются различные паттерны.

Меткам можно присваивать любые наименования и создавать дополнительные метки.

В проектном управлении удобно применять систему расстановки приоритетов в соответствии с матрицей Эйзенхауэра, когда все задачи делятся на 4 типа:

• Важные — срочные;
• Неважные — срочные;
• Важные — не срочные;
• Неважные — не срочные.

Данную методологию легко реализовать, используя 4 метки или даже 3. К примеру, тип «неважные — не срочные», можно никак не помечать и смело удалять в большинстве случаев.

Вложения

К карточкам прикрепляются различные материалы, которые загружаются с компьютера, планшета, смартфона, из облачного хранилища, либо по ссылке.

Шеринг

Существует возможность делиться карточками. Для этого предусмотрено несколько вариантов.

Тарифы

Существует бесплатная версия и две платные. В большинстве случаев вполне достаточно бесплатного функционала.

Подписка «Бизнес-класс» обойдётся в $12.5 или $9.99 в месяц.

Тариф «Enterprise» имеет максимально возможный функционал и рекомендован для команд из более, чем 100 человек. Минимальная численность пользователей — 20. Стоимость составляет от $29 до $250 за одного пользователя в год в зависимости от их числа.

Органайзер Trello: нашел идеальный инструмент для ведения блогов и сайтов

Привет, друзья IdeaFox!

Я как-то уже писал, что скептически отношусь ко всевозможным онлайн-органайзерам, а сам предпочитаю пользоваться обычным блокнотом. Действительно, до недавних пор меня все устраивало. Писал химическим карандашом в дедушкином ежедневнике.

Но вот когда проектов стало более, чем два, то блокнотом стало неудобно пользоваться. Приходится листать страницы блокнота туда-сюда, что бесит.

Стал опять смотреть в сторону онлайн-сервисов. Заранее отмечу, что EverNote сразу исключил по двум причинам:

1. Тормозной клиент на смартфоне;

2. Что-то интерфейс у них в последней версии замороченный. Много кнопочек, менюшек. Это, конечно, мое субъективное мнение. Кому-то нравится обилие возможностей, а мне это все НЕ НУЖНО. Отвлекает от работы;

Пока искал достойную замену дедушкиному блокноту, обратил внимание, что некоторые инфобизнесмены + технари с Хабра поют восторженные оды новому сервису под названием Trello.

И решил попробовать в деле.

Что такое Trello?

Если кратко, то это отличный органайзер проектов. Я не буду описывать, что это за зверь, и давать подробнейшие рекомендации по его использованию (все это уже написано до меня + поищите обзоры на YouTube).

Отмечу лишь, что по субъективным впечатлениям – это идеальный инструмент для ведения проектов. И не зря на Хабре IT-шники захлебываются от восторга =)

Вот пример организации моего места в Трелло:

То есть под каждый серьезный проект выделяется одна доска (Board). А уже внутри доски создаются так называемые списки (List).

Вот, например, часть списков по проекту IdeaFox:

С присущей мне подозрительностью я стер некоторые пункты своих планов. Точнее, не стер всего лишь пару пунктов : ) Но вернемся к спискам.

Внутри каждого списка можно создать карточку (Card), в которой уже можно детализировано прописать каждую задачу.

Можно задать дату выполнения задачи, добавить файлы, картинки и т.д. и т.п. Ключевая особенность: можно работать в команде. Для этого есть кнопка “Members”

Пусть Вас не смущает, что сервис не на русском языке. Нет ничего сложного, и все интуитивно понятно.

Нужно ли говорить, что есть шустрая мобильная версия?

Да, есть. И опять же на фоне неповоротливых конкурентов выглядит просто супер.

Здесь же все предельно аскетично и УДОБНО

Ничего лишнего. Все сделано для того, чтобы быстро записать идею. А то сами знаете как бывает: пока запускаешь специальный софт для заметок, то пять раз забудешь, что вообще хотел записать.

Когда впереди маячит старческая болезнь, связанная с памятью, забыл как называется… то очень актуально.

Короче, друзья

Я уверен, что через пару лет Trello сможет отгрызть хорошую долю рынка у нынешних грандов рынка органайзеров. (если русский язык появится).

И на месте маркетологов Evernote, я бы уже прямо сейчас начал бегать по стенам =) Если без шуток, то инструмент великолепный. Все проекты сразу в одном месте, как на ладони.

Это ключевой момент, кстати . Благодаря визуальной структуризации проектов по схеме “Доска-Списки-Карточки” получаем феноменальное удобство работы с проектами.

Вот такие дела, друзья. Изменил блокноту и химическому карандашу с этим сервисом (забыл как называется…)

Как пользоваться Trello: пошаговая инструкция для новичков

Тема сегодняшней публикации — что такое Trello и как пользоваться инструментом. Средство предназначено для удаленной работы. Отличается гибкими онлайн настройками, функционирует бесплатно на различных типах устройств: ПК, смартфонах, планшетах.

Считается, что внедрение сервиса улучшает производительность отдела организации. Он позволяет распланировать работы, вводить текущие и будущие задачи для оперативного их разрешения. В результате сотрудники фирмы смогут показать эффективность работы и завершать поставленные перед ними требования точно в срок.

Содержание:

Кому пригодится программа с ее преимуществами

Онлайн-трекер — полезное средство, которое подойдет для работы:

• начинающим бизнесменам в сфере малого бизнеса;
• стартаперам;
• крупным и небольшим командам;
• офисам с несколькими отделами;
• социальным проектам;
• самозанятым.

Trello подходит для использования на домашних ПК. Это актуально в тех случаях, когда сотрудники между собой связываются в одну удаленную команду.

Главными достоинствами приложения считают:

1. Простоту и удобство пользования. Такие качества достигаются, благодаря интуитивно понятному интерфейсу. Программа легко осваивается новичками.
2. Облачность. Удобная функция, позволяющая проводить обмен данными в режиме онлайн с помощью ссылок.
3. Работа в команде. Каждый сотрудник быстро реагирует на изменение данных в задачах и подходе сроков завершения задания.
4. Бюджетность. Стандартных опций вполне достаточно для ведения удаленной работы в коллективе.

Какие возможности использования становятся доступны

Само по себе внедрение программы не занимает много времени. Единственный нюанс — адаптация к функциям и опциям онлайн-сервиса. В органайзере предусмотрено несколько частей, каждая из которых отвечает за свои задачи.

Доски

Доски предназначены для постановки и реализации конкретных задач для сотрудников отдела. Они собираются в группы по одному общему признаку: копирайтеры, авторы, контент-менеджеры и другие.

На такой доске вы с легкостью можете общаться с коллегами и комментировать выполнение различных действий, задавать вопросы. В некоторых случаях, с помощью досок можно вести обсуждение на онлайн-конференциях и совещаниях.

Доски различаются по нескольким типам видимости:

• Приватные. Корректировать информацию в задачах на таких досках могут только внутренние участники проекта. Администратор открывает доступ для каждого отдельного работника. Без добавления пользователя корректировать список колонок или карточек невозможно.
• Командные. В данном случае доступ для редакции имеется у нескольких лиц (группа людей в количестве от 3-5 человек). Все лица объединяются в досках с помощью специальных внутренних параметров.
• Организационные. Своего рода командные доски. Доступ к редактированию имеется у группы сотрудников онлайн. В данном случае перед пользователями открывается расширенный функционал при условии применения платного тарифа.
• Публичные. Предназначены для любых пользователей, находящихся в одном коллективе. Для перехода к задачам, собранным в них, нужна рабочая ссылка. При установлении таких настроек доска будет индексироваться поисковиками. Изменять информацию по заданиям могут только зарегистрированные в данном проекте пользователи.

Колонки

Колонки представляют собой группы на экране, которые помогают классифицировать задачи по степени выполнения. С помощью данного инструмента планируется день, неделя, месяц. По результатам выполнения карточки можно перемещать из одной колонки в другую.

При создании колонки устанавливается дата, которая запланирована для решения конкретных задач. В Trello есть возможность отображения сложного и длинного процесса по этапам. Рассмотрим работу колонок на примере трех карточек:

• сборка СЯ (семантического ядра);
• отдано авторам;
• отдано контент-менеджеру.

По мере выполнения каждой карточки они удобно перемещаются из одной колонки в другую.

После создания колонок сразу формируются карточки с подзадачами для работников. После этого выполняется заполнение задания. В нем описывают принцип работы, при необходимости добавляются вложения, чек-листы, комментарии.

На заметку! Для перемещения выполненных задач, используют перетаскивание мышью из одной колонки в другую. Для коррекции информации, нажмите на кнопку «Редактировать».

Ограничения на добавление колонок отсутствуют, поэтому их можно приумножать непосредственно в процессе работы.

Работа с карточками

В карточках прописывается конкретная задача, которая видна всем зарегистрированным сотрудникам с включенным доступом. Они быстро перемещаются, корректируются, архивируются и безвозвратно удаляются.

Если одна задача подразумевает массу мелкой работы нерационально для каждой из них создавать карточку. Упростить ТЗ поможет именно внедрение чек-листа. При работе с карточками вы можете пользоваться следующими функциями:

• добавление участников;
• задание сроков и меток;
• формирование обложек и вложений;
• установление улучшений;
• архивация, подписка;
• возможность поделиться.

Для более детального понимания задачи в карточке администратор или начальник должен четко разъяснить действие сотруднику. Для этого добавляется описание к карточке. В этой графе отсутствует ограничение по количеству написанных символов.

Для чего нужны шаблоны в Trello

Шаблоны в онлайн-сервисе для организации удаленной работы Trello предназначены для того, чтобы не заморачиваться над созданием дизайна.

Для каждой конкретной категории работы предусмотрены индивидуальные темы с готовыми настройками. Внутри параметры можно частично корректировать. По умолчанию шаблоны устанавливаются на английском языке.

При желании можно легко сменить название карточек, нажав на «Редактирование». При выборе готовой темы можно выполнять следующие действия:

• изменять фон;
• искать карточки по наименованию;
• подписываться, копировать и пересылать ссылки на доски;
• устанавливать метки;
• выбирать стикеры из наборов;
• добавлять улучшения (календари, заметки и прочие сервисы от Google Drive).

Обратите внимание! При внесении любых изменений в шаблонных досках история сохраняется.

Ее можно посмотреть, кликнув на кнопку «Меню» в верхнем правом углу, а затем переместиться к вкладке «Действия».

Как создать команду в Trello и предоставить задания впервые

Для сотрудников, которые ранее не сталкивались с автоматизированной работой в команде, часто возникают вопросы по формированию и распланировке задач между коллективом. Чтобы создать команду нужно выполнить действия по инструкции.

1. Зарегистрируйтесь в системе Trello, укажите свой действующий электронный адрес и придумайте пароль. Подтвердите активацию аккаунта. Если у вас уже создан личный кабинет, просто нажмите кнопку «Войти».
2. После перехода в личный кабинет, для вас автоматически будет создана пустая доска. Внутри нее по умолчанию создается три колонки, мы переименуем их «Написание статей», «Проверка», «Публикация».
3. Далее для каждой колонки создаем ряд дополнительных задач, чтобы максимально достичь производительности труда.
4. После выполнения каждой отдельной карточки из колонок, их перетаскивают из одной в другую, чтобы не путаться.
5. Затем перейдите во вкладку «Домашняя», как показано на скриншоте.
6. В появившемся меню выберите пункт «Создать команду» в самом низу.
7. Теперь заполните необходимые поля в форме: «Имя команды», «Тип команды», «Описание команды». Затем нажмите кнопку «Продолжить».
8. Следом пригласите участников в проект. Для этого в пустое поле пропишите адреса электронных почт всех пользователей, которые будут присоединены к коллективу.
9. Вы получаете личный кабинет, в котором можно изменить настройки команды, снова добавлять доски, обновлять проект до коммерческой версии, менять список рабочих.

Как настроить дедлайн задачи

Чтобы установить срок выполнения конкретной задачи в колонке, нужно выполнить следующее:

• кликнуть по задаче, найти справа пункт «Срок;
• в появившемся календаре изменить дату и время;
• при необходимости установить напоминание;
• нажать кнопку «Сохранить».

После этого на задаче будет показан срок сдачи ее на проверку, выделяется ярким цветом. Таким образом удается добиться отсутствия забывчивости и отсутствия пробелов в работе.

Что можно изменить в профиле

У каждого сотрудника в онлайн-сервисе Trello есть свой личный профиль. В нем также присутствует возможность вносить некоторые коррективы.

Пользователю доступны вкладки «Профиль и доступ», «Действия», «Карточки», «Настройки». С помощью внутренних возможностей профиля, удается настроить работу личного кабинета под себя:

• сменить пароль и откорректировать оповещения;
• изменить главную фотографию аккаунта;
• просмотреть выполненные действия и состав команды;
• показать действующие карточки;
• смена языка и отказ от получения маркетинговых сообщений;
• настройка двухэтапной аутентефикации;
• скачивание персональных данных профиля.

При оплате пакета Trello Gold можно открыть габаритные вложения, настроить фоны под себя.

Страница личного аккаунта в Trello всегда будет оставаться публичной. Она показывается в результатах поиска Яндекса и Google.

Дополнительные возможности и хитрости Trello

Для гибкости и комфорта работы с онлайн сервисом нужно знать дополнительные возможности помощника. О них ниже.

1. Умная система поиска в интерфейсе онлайн-разработки. Отличается запоминанием выполненных ранее запросов.
2. Слежение за всеми логами. Это можно осуществить путем нажатия на кнопку с колокольчиком в верхнем правом углу. Можно выполнить настройку оповещения так, чтобы они отправлялись либо на рабочий стол, либо на e-mail.
3. После подписки на Business Class перед всеми пользователями раскрывается дополнительный функционал с возможностью применения неограниченного количества досок, автоматизирование задач, полноценное контролирование всех процессов.
4. В настройках карточек присутствует возможность изменять метки (переключая их оттенок). Такой вариант подходит для дальтоников.
5. Всегда присутствует возможность оперативно поделиться доской с задачами. Для этого достаточно скопировать гиперссылку из настроек и перекинуть ее нужному контакту.
6. Имеется большой, регулярно совершенствуемый список расширений и улучшений. Но в бесплатной версии Trello число дополнений сильно ограничено. Найти их можно рядом с вкладкой «Стикеры» в выпадающем меню.

Используя Трелло, не забывайте о том, что приобретение платной версии совсем необязательно для малого бизнеса. А вот для более крупных корпораций расширенный оплачиваемый функционал будет рационален.

Хитрости работы с сервисом

Чтобы упростить деятельность в программе и сделать ее быстрее можно воспользоваться несколькими уловками.

• применение горячих клавиш для вызова определенных команд;
• добавление личного профиля в участники для регулярного получения оповещений;
• календарь, голосования, старение — это те опции, которые улучшат производительность;
• возможность создать собственную схему меток, они помогут фильтровать задачи;
• всегда оставайтесь на связи с мобильным приложением Trello;
• пользуйтесь облачными хранилищами, с помощью ссылок вы в любой момент можете предоставить команде нужную информацию;
• Trello со Slack помогает отслеживать изменения в самых важных проектах.

Разобравшись, как пользоваться Trello, можно смело дать определение данной разработке. Она предназначена для управления крупными и малыми проектами в сфере бизнеса и удаленной работы. Сегодня эта система внедряется в самых конкурентоспособных компаниях. Это позволяет добиться хорошей производительности и поднять уровень КПД у сотрудников (коэффициента полезного действия).

С уважением, Виктория Чернышенко
специально для проекта proudalenku.ru

Приглашаю вас в мой новый Марафон:

5 ДНЕЙ — 5 НАВЫКОВ

Это тест-драйв удаленной профессии, он рассчитан на новичков. Особенно полезен будет тому, кто давно мечтает зарабатывать удаленно, но не знает, с чего начать. Предлагаю начать с марафона!

Что будем делать?

👉🏻 За 5 дней вы освоите на практике 5 полезных навыков, которые сможете потом применить для заработка в интернете;

👉🏻 Самые продвинутые смогут построить собственную автоворонку для привлечения заказчиков по готовой схеме;

👉🏻 Если вам пока нечего предложить заказчикам, т.е. нет своего товара и услуги, вы узнаете, как продвигать в интернете качественные партнерские программы;

👉🏻 Выберем темы и ниши, на которые растет спрос во время кризиса, и на которых вы можете построить собственную стратегию продвижения на ближайшие 2-3 года. Как раз, чтобы пережить смутные времена.

Формат такой:
✔ Занимаемся в личных кабинетах на закрытом сайте;
✔ Короткие видео уроки с домашними заданиями;
✔ Полезные раздатки, чек-листы и бонусы;
✔ Общий чат с коллегами-марафонцами и кураторами.

🔶Участие бесплатное. Количество мест ограничено.🔶

Для регистрации жмите на кнопку:

До встречи в марафоне!
С уважением, Ольга Филиппова

Чем так хорош Trello?

Trello с каждым днем используют все больше и больше команд для удобной работы. Безграничные возможности Trello позволяют упростить работу над задачами внутри коллектива, что увеличивает продуктивность вашей команды.

Я хочу поделиться своим опытом использования Trello и рассказать вам о главных его достоинствах.

Что такое Trello?

Trello – это гибкий инструмент для организации того что угодно и с кем угодно. Можете забыть о бесконечных электронных письмах, о программах по управлению проектами, неудобных для работы таблиц, а бумажные стикеры останутся в прошлом. Трелло можно назвать доской, с которой может работать ваша команда. Подробный обзор Trello.

Достоинства, которые мне пришлись по вкусу:

Первое, что хочется отметить это возможность размещать все на одной доске. Весьма крупный проект с легкостью размещается на доске.

Возможность работать над большим проектом, не перемещаясь из разных списков и окон дает большое преимуществ опри работе.

В отличии от других систем в Trello мне не нужно никуда кликать и переходить, чтобы просмотреть какие задачи находятся в режиме ожидания. Для просмотра достаточно посмотреть на соответствующий список всех задач.

Вся информация доступна и визуально легко воспринимается и всегда находится под контролем. Могу сказать, что Trello позволяет привести в порядок работу над большим проектом.

Вторым хочется отметить набор инструментов.

Доска, список, карточка (обложка и содержимое), чеклист — это намного больше, чем списки, позволяющие вам планировать рабочие процессы. Карточка в Trello может использоваться как двухминутная задача, так и двухнедельный проект, внутри которого располагаются цели, чеклисты (списки подзадач), комментарии и рабочие документы по проектам.

Поток дел и Задача.

Если обычный таск-менеджер фокусируется лишь на задачах, Trello смещает фокус на их «поток». Задачи в Trello передвигаются дальше, а не вычеркиваются или исчезают. Все работает по принципу «Выполнил и проанализировал» вместо «вычеркнул и забыл». В Трелло я могу видеть поток своих задач и управлять ими в любой момент. Я могу определить, где поток плавный и ровный, и всегда замечаю, если на каком-то участке поток замедлился или образовался затор, и точно знаю, в каком направлении он движется.

Приоритеты на лету.

В Trello я избавился от вечной проблемы, которая тратила драгоценное время: «Каким цветом закрасить эту важную задачу, чтобы вспомнить о ней наверняка?». Система позволяет с легкостью перетаскивать карточки на самый верх списка для приоритета.

Как вы можете использовать Trello?

В первую очередь как сервис для личной и командной работы. Trello создал одно единое приложение, которое устраивает меня как для персональной, так и для коллективной работы. Карточка может быть создана как черновик на закрытой личной доске и при необходимости, спустя секунду может быть доступна всем членам команды для сбора мнений и принятия решений.

Это бесплатно! Об этом разработчики заявляли не раз. Естественно, речь идет о текущем наборе возможностей. Думаю, что премиум-фичи не за горами, и я их очень жду, как и многие другие.

Работая с Trello, я заметил очень сильную команду разработчиков, которые трудятся над своим проектом и благодаря этому в системе постоянно появляются новые возможности.

И конечно же нельзя не отметить мобильность данной системы. просматривать задачи и создавать новые можно где угодно главное чтобы под рукой был гаджет)

Спасибо за прочтение, надеюсь информация была для вас интересной!